איך נבנתה ה The Hiring Room: מאחורי הקלעים של פורמט חדש

אני מעבירה הדרכות ראיונות כבר לא מעט שנים. יש הרבה מה ללמוד וללמד: איך להגדיר מה מחפשים, לשאול על ניסיון ממשי, להעמיק בתשובות ולכתוב פידבק שאפשר להשתמש בו.אבל גם אחרי ראיון טוב צריך לקבל החלטה. ובחדר שבו מחליטים קורים דברים שלא תמיד מתכוננים אליהם בהדרכה.

לדינמיקה של קבלת החלטות יש משקל עצום על מה שקורה בפועל. על עד כמה אנחנו בטוחים במידע, בתהליך ובאנשים.

גם כשכולנו נחפשים לאותו תהליך אנחנו חושבים אחרת על מה המשמעות של החלטה כזו או אחרת. מה חשיבות ההמלצה, מה אפשר ללמוד מכלל הראיונות או במה צריך להתחשב על מנת לייצר גיוסים מצויינים. וזה רק הפך חשוב יותר ויותר כשאנחנו מנסים לרכז את האיכות.

את המצבים האלה הכרתי לעומק מהעבודה בגוגל, השתתפתי במאות ישיבות בהן דנו בהחלטה לגבי מועמדים.

וגם מהעבודה עם מנהלים וצוותי גיוס במסגרת Workaround. הדברים שלמדתי מהדיונים האלה היו מאד חשובים- כי הם לא עלו בהכרח מתיאור המשרה, משיחות עם מנהלים או מחומר הראיונות עצמו. הם התקיימו באינטראקציה בין אנשים ובחשיבה שלהם על מי יכול להיות העובד.ת הבאים.רציתי לבנות התנסות שתאפשר לעצור ולבדוק איך אנחנו מגיעים להחלטה, ומה אפשר לשפר בדרך.הכניסה של AI לתהליך חידדה עבורי עוד יותר את הצורך הזה. כי אולי לראשונה מזה זמן יש לנו יותר מידע, אבל אנחנו פחות בטוחים בו מאשר היינו כי הוא קל לייצור.אז איך מחליטים מבלי לשחוק את כל המשתתפים.

אפשר להעביר למערכת קורות חיים, תיאור תפקיד וסיכומי ראיונות ולקבל ניתוח מנומק בתוך רגע. כדי לבדוק אותו, צריך לדעת להבחין בין מה שהמועמדת עשתה, מה שהמראיין פירש ומה שהמערכת הסיקה. סיכום מסודר יכול להסתיר עד כמה המידע המקורי היה חלקי. גם בצד המועמדים אפשר להיעזר ב־AI לניסוח קורות חיים, להכנה לראיון ולביצוע משימות. לכן חשוב עוד יותר להגדיר איזו יכולת אנחנו בוחנים ואיך נוכל לראות אותה בפועל

.

החלטת גיוס משפיעה על מה שהצוות יוכל לבצע, על העבודה של המנהל ועל האנשים שכבר נמצאים בארגון. גם ויתור על מועמדת מתאימה הוא טעות שיש לה מחיר. רציתי לתת למשתתפים אפשרות לתרגל את ההחלטות האלה ולקבל משוב מיד.

אז התחלתי לבנות את ה- Hiring Room.

קודם בניתי את הסיפור. חברה בדיונית עם מצב עסקי, תרבות ואתגרים משלה, שמגייסת לתפקיד Product Manager למשל. המשתתפים צריכים להבין מה נדרש בתפקיד הזה דווקא בחברה הזאת. משם הם פוגשים מועמדת שיש סיבות להמשיך איתה, אבל גם שאלות שצריך לברר.

החברה והמועמדת בדיוניות; ההתלבטויות נשענות על מצבים שאני מכירה מהעבודה. היה חשוב לי שהמקרה לא יהיה קל מדי. אם פרט אחד מכריע הכול, אין הרבה מה לתרגל.

אחר כך כתבתי את חומרי הגיוס: קורות חיים, ראיונות, משימה מקצועית, הערכת מנהל והמלצה. כל פריט היה צריך להישמע אמיתי, וגם לתת לנו משהו לבחון. האם הוא מעיד על יכולת שנדרשת בתפקיד? האם הוא מתאר התנהגות או רק רושם? ומה עדיין חסר כדי להסיק ממנו מסקנה?

החלטת התכנון הבאה הייתה איך לחשוף את המידע. כל קבוצה מקבלת מידע מוגבל ובוחרת במה להשתמש. היא צריכה להסביר מה היא מצפה ללמוד, על מה היא מוכנה לוותר ומתי יש לה מספיק כדי להכריע.

כאן נוצר המתח במשחק. פתחתם מידע שלא עזר במיוחד, וכבר נשאר פחות ביטחון. הגיע פרט שסותר את הרושם הראשוני. אחד מחברי הקבוצה רוצה עוד ראיון, ואחר חושב שאפשר להחליט. צריך להתקדם עם מה שיש.

בכל שלב המשתתפים מתעדים את רמת הביטחון שלהם. כך אפשר לחזור בסוף ולראות איזה מידע שינה את ההערכה, האם הביטחון עלה מסיבה טובה ומה קרה כשהגיע מידע שלא התאים לדעה שכבר התגבשה.

בגרסת 120 הדקות הוספתי גם סינתזה של AI המבוססת על חומרי המקרה. המשתתפים בודקים אותה מול המקורות: אילו מסקנות נתמכות בחומר, מה הושמט ואיפה הניתוח נשמע בטוח יותר ממה שהראיות מאפשרות.

בסוף מגיעים לשלב וועדת הגיוס ( debrief). צריך לקבל החלטה משותפת ולהסביר על מה היא נשענת.

לפיילוט הזמנתי עשרים איש שחוו את ההדרכה פעם ראשונה. כל צוות התנסה לראשונה וקיבל החלטות. אולי תתפלאו לשמוע שהם לא תמיד הגיעו לאותם מסקנות.

אחת המשתתפות אמרה שזה הזכיר לה חדר בריחה. אהבתי את ההשוואה: יש מידע שצריך לבחור אם לפתוח, משאבים מוגבלים ואנשים שצריכים לחשוב יחד. כל בחירה משפיעה על מה שיהיה בידיהם ברגע ההחלטה.

אחת המשתתפות כתבה שהסדנה ״גרמה לחשוב על איך בוחנים מה טוב או לא ועל איזה קריטריונים״. אחרת תיארה אותה כתכליתית וככזו שמביאה נקודות מבט שלא בהכרח בולטות ביום־יום. היה גם פידבק על החדשנות ותהייה איך התנסות כזאת לא הייתה קיימת קודם.עבורי, החלק החשוב היה שאפשר לחזור עם המשתתפים לבחירות שעשו כמה דקות קודם. לבדוק למה השתכנעו, איזה מידע קיבל משקל ומה היה חסר להם.

וזה חוזר גם לראיון הבא. כשמבינים איפה חסר מידע לקבלת החלטה, יודעים טוב יותר מה לשאול ועל מה להתעכב. אם הפידבק הוא ״היא מרשימה״, צריך לדעת איזו יכולת ראינו ואיזו דוגמה תומכת בה. אם רוצים להעריך התמודדות עם חוסר ודאות, צריך לברר מה המועמדת עשתה במצב כזה, איך בחרה לפעול ומה קרה בעקבות זאת.

זה הערך שרציתי להוסיף להדרכת ראיונות: תרגול שעוזר למשתתפים גם לשפוט את המידע שכבר נאסף וגם להבין איך לאסוף מידע טוב יותר בפעם הבאה. לומדים מזה המון דברים שאולי לא תמיד נלמדים בהדרכת ראיון קלאסית. אם אתם רוצים לראות לחוות גרסה קצרצרה אז היא כאן

ב־15.10 בשעה 14:00 אקיים בזום דמו של כחצי שעה למנהלות ומנהלי משאבי אנוש, גיוס ומנהלים שרוצים להכיר את The Hiring Room. מספר המקומות מוגבל כדי לאפשר התנסות ודיון. הרשמה כאן

ואם אתם כבר חושבים על צוות או קבוצת מנהלים בארגון שלכם, אפשר לפנות אליי ישירות ולבדוק יחד איך להתאים את הסדנה.